Page 34Objective:To ensure the prop

Page 34
Objective:
To ensure the proper transfer in a timely manner of all balances from checked-out guests into the A/R City ledger, as per the hotel policy
Policy:
1. Charges owed to the hotel by customers who have since left the hotel should be transferred from the Front Office guest ledger to the Back office city ledger the following day and posted by Accounts Receivable into the related individual sub-ledger accounts.
2. The correctness of the customer balance and the completeness of all guest folio documents must be checked by Accounts Receivable prior to the transfer occurring.
3. Any accounts used as temporary or suspense accounts (Pending accounts) must be cleared every day with any outstanding balances of more than one day to be reported to the credit Manager.
4. A copy of all accounts receivable invoices must be kept by AR and filed with supporting documents.

Procedure:
1. At check-out, the Reception must verify the company to e charged and transfer the folio into the A/R transfer account. Permanent folios (PM accounts) maintained in the guest ledger must be strictly controlled and limited to:
- Tenant accounts: transfer to A/R for subsequent billing should be done once a month or according to the contract.
- House used accounts, promotional vouchers accepted, mini-bar denials, breakfast package split, late breakfast charges lost interface charges, etc.
All pending balances in clearance folios must be cleared within 24 hours after check out.
2. Accounts Receivable must ensure that all folios transferred the previous day are complete and correct before transferring them to the individual city ledger account, I.e.:
- A/R account selected and account that should be billed are the same;
- The rates are correct,
- All transferred folios are fully supported by documents i.e.: guest registration card, Travel agent voucher and/or letter of guarantee.
3. In the case of missing documents or incorrect allocation from the Reception, Accounts Receivable must immediately inform the credit manager who will liaise with the Front Office Manager to arrange the collection of missing documents and ensure that procedures are put in place so that the situation does not reoccur.
Page 35
4. In the case of invoicing a company without an account in the city edger, the ledger, the folio will remain in the guest ledger and actively be followed up for immediate payment by the Front office department. These outstanding
Accounts must be included in the monthly credit meeting.
5. Credit balance folios must be transferred on a daily basis into A/R city ledger. As such, the Credit Manager will create on request individual A/R accounts under the main category Guest overpayment. This amount must then be investigated and refunded to the client, if appropriate, by the Finance department.
6. A daily print out of the detailed A/R transfer account from the PMS system should be done by A/R and controlled by the credit manager to ensure that amounts to be transferred to back office are not held between front office and back office for more than 2 days.
7. The guest and city ledgers must be reconciled with the general ledger accounts daily and all discrepancies explained and corrected.

Results (Thai) 1:

หน้า 34วัตถุประสงค์:เพื่อให้การโอนย้ายที่เหมาะสมได้ทันดุลทั้งหมดจากเอาท์จึงเข้าแยกเมือง a/r สำหรับแต่ละนโยบายโรงแรมนโยบาย:1. ค่าธรรมเนียมค้าง โดยลูกค้าที่มีตั้งแต่ซ้ายโรงแรมโรงแรมควรจะโอนย้ายจากบัญชีแยกประเภทลูกค้าสำนักงานบัญชีแยกประเภทการเมืองสำนักงานหลังวันต่อไปนี้ และโพสต์ โดยลูกหนี้ในบัญชีแยกประเภทย่อยแต่ละตัวที่เกี่ยวข้อง2.ความถูกต้องของยอดดุลของลูกค้าและเพื่อความสมบูรณ์ของเอกสารใบแจ้งรายการของลูกค้าทั้งหมดต้องมีการตรวจสอบ โดยลูกหนี้ก่อนการโอนย้ายเกิดขึ้น3.บัญชีใช้เป็นชั่วคราว หรือบัญชีใจจดใจจ่อ (ค้างบัญชี) ต้องล้างทุกวัน มียอดค้างชำระใด ๆ มากกว่าหนึ่งวันรายงานต่อผู้จัดการฝ่ายสินเชื่อ4. สำเนาใบแจ้งหนี้การบัญชีของลูกหนี้ทั้งหมดต้องถูกเก็บไว้ โดย AR และยื่นพร้อมเอกสารประกอบการขั้นตอน:1. เมื่อเช็คเอาท์ ต้อนรับต้องตรวจสอบบริษัทอีคิด และโอนย้ายใบแจ้งรายการของการพิจารณาโอนย้าย a/r ถาวร folios (PM บัญชี) รักษาในบัญชีแยกประเภทลูกค้าต้องเคร่งครัดควบคุม และจำกัด:-ผู้เช่าบัญชี: โอนย้ายไปยัง a/r สำหรับเรียกเก็บเงินภายหลังควรจะทำเดือนละครั้ง หรือ ตามสัญญา-บ้านใช้บัญชี ส่งเสริมการขายใบสำคัญรับ ปฏิเสธมินิบาร์ ชุดอาหารเช้าแบ่ง น.ค่าธรรมเนียมค่าอินเทอร์เฟซที่หายไป ฯลฯระหว่างการพิจารณายอดดุลในเคลียร์ทั้งหมด ต้องล้าง folios ภายใน 24 ชั่วโมงหลังจากเช็คเอาท์2. ลูกหนี้ต้องแน่ใจว่า folios ทั้งหมดโอนก่อนหน้าวันถูกต้อง และสมบูรณ์ก่อนการโอนย้ายบัญชีแยกประเภทแต่ละเมือง เช่น:-เลือกบัญชี a/r และบัญชีที่ควรเรียกกัน-ราคาถูกFolios-โอนย้ายทั้งหมดสนับสนุน โดยเอกสารเช่น: ลูกค้าบัตร ท่องเที่ยวสำคัญ และ/หรือหนังสือค้ำประกันของ3. ในกรณีของเอกสารที่หายไปหรือการปันส่วนที่ถูกต้องจากแผนกต้อนรับ ลูกหนี้ต้องทันทีแจ้งผู้จัดการสินเชื่อที่จะ liaise กับหน้าสำนักงานผู้จัดการการจัดเก็บเอกสารขาดหายไป และมั่นใจว่า กระบวนงานที่เก็บไว้เพื่อให้สถานการณ์ไม่ reoccurหน้า 354. ในกรณีของบริษัทที่ไม่ มีบัญชีในเมือง edger บัญชีแยกประเภท การออกใบแจ้งหนี้ใบแจ้งรายการของจะยังคงอยู่ในบัญชีแยกประเภทลูกค้า และกำลังตามการชำระเงินทันที โดยแผนกต้อนรับ โดดเด่นเหล่านี้บัญชีต้องถูกรวมในการประชุมสินเชื่อรายเดือน5. สินเชื่อยอดดุล folios ต้องโอนย้ายประจำวันลงในบัญชีแยกประเภทการเมือง a/r เช่น ผู้จัดการฝ่ายสินเชื่อจะสร้างคำขอแต่ละ a/r บัญชีภายใต้ประเภทหลักพักเกิน แล้วถูกตรวจสอบ และคืนเงินให้ลูกค้า การ โดยแผนกการเงินยอดเงินนี้6. พิมพ์วันไม่โอนบัญชีโดยละเอียดของ a/r จากระบบ PMS ควรกระทำ โดย a/r และควบคุม โดยผู้จัดการฝ่ายสินเชื่อเพื่อให้แน่ใจว่า จำนวนเงินที่จะโอนย้ายไปเว็บจะไม่จัดขึ้นระหว่างการต้อนรับและสนับสนุนมากกว่า 2 วัน7.บัญชีแยกประเภทลูกค้าและเมืองต้องกระทบยอดกับบัญชีแยกประเภททั่วไปทุกวันและความขัดแย้งทั้งหมดอธิบาย และแก้ไข

Results (Thai) 2:

หน้า 34
วัตถุประสงค์:
เพื่อให้แน่ใจว่าการถ่ายโอนที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสมของยอดคงค้างจากการตรวจสอบผู้เข้าพักออกไปใน R /
บัญชีแยกประเภทเมืองตามนโยบายของโรงแรมนโยบาย:
1 ค่าใช้จ่ายหนี้ที่ค้างชำระกับทางโรงแรมโดยลูกค้าที่ได้มาตั้งแต่ออกจากโรงแรมที่ควรจะได้รับโอนจากบัญชีแยกประเภทของผู้เข้าพักสำนักงานด้านหน้าไปยังเมืองสำนักงานบัญชีแยกประเภทกลับในวันรุ่งขึ้นและโพสต์โดยบัญชีลูกหนี้ลงในบัญชีแยกประเภทย่อยของแต่ละบุคคลที่เกี่ยวข้อง.
2 ความถูกต้องของยอดลูกค้าและครบถ้วนของเอกสารยกพักทุกห้องจะต้องถูกตรวจสอบโดยบัญชีลูกหนี้ก่อนที่จะมีการโอนเงินที่เกิดขึ้น.
3 บัญชีที่ใช้เป็นบัญชีชั่วคราวหรือใจจดใจจ่อ (บัญชีที่ค้างอยู่) จะต้องล้างทุกวันด้วยยอดคงค้างใด ๆ มากกว่าหนึ่งวันที่จะต้องไปรายงานตัวผู้จัดการเครดิต.
4 สำเนาใบแจ้งหนี้ของลูกหนี้ทั้งหมดจะต้องเก็บไว้โดย AR และยื่นเอกสารประกอบการ. ขั้นตอน: 1 ที่เช็คเอาท์รับต้องตรวจสอบ บริษัท ที่จะส่งเรียกเก็บและถ่ายโอนยกลง R / บัญชีการโอนเงิน ปลัดปึก (PM บัญชี) ยังคงอยู่ในบัญชีแยกประเภทของผู้เข้าพักจะต้องได้รับการควบคุมอย่างเคร่งครัดและ จำกัด เฉพาะ: - บัญชีผู้เช่า: การถ่ายโอนไป A / R สำหรับการเรียกเก็บเงินที่ตามมาควรจะทำเดือนละครั้งหรือตามสัญญา. - บัญชีที่ใช้ในบ้าน, คูปองส่งเสริมการขาย ได้รับการยอมรับ, ปฏิเสธมินิบาร์, แพคเกจอาหารเช้าแยกค่าใช้จ่ายอาหารเช้าปลายสูญเสียค่าใช้จ่ายอินเตอร์เฟซและอื่น ๆทั้งหมดยอดคงเหลือที่ค้างอยู่ในปึกกวาดล้างจะต้องเคลียร์ภายใน 24 ชั่วโมงหลังจากตรวจสอบ. 2 ลูกหนี้ต้องให้แน่ใจว่าปึกทั้งหมดโอนวันก่อนหน้าจะเสร็จสมบูรณ์และถูกต้องก่อนที่จะโอนไปยังบัญชีแยกประเภทเมืองของแต่ละบุคคลเช่น: - R / บัญชีเลือกบัญชีที่ควรจะเรียกเก็บเงินเหมือนกัน; - ราคาถูกต้อง- ปึกโอนทั้งหมดได้รับการสนับสนุนอย่างเต็มที่จากเอกสารเช่นบัตรลงทะเบียนผู้เข้าพักบัตรกำนัลตัวแทนท่องเที่ยวและ / หรือหนังสือค้ำประกัน. 3 ในกรณีของเอกสารที่หายไปหรือการจัดสรรที่ไม่ถูกต้องจากแผนกต้อนรับที่ลูกหนี้ทันทีต้องแจ้งให้ผู้จัดการเครดิตที่จะติดต่อประสานงานกับผู้จัดการสำนักงานหน้าในการจัดเก็บเอกสารที่ขาดหายไปและให้แน่ใจว่าขั้นตอนจะวางในสถานที่เพื่อให้สถานการณ์ไม่ได้ reoccur. หน้า 35 4. ในกรณีที่มีการออกใบแจ้งหนี้ของ บริษัท โดยไม่ต้องพิจารณาในการ edger เมืองที่บัญชีแยกประเภทที่ยกจะยังคงอยู่ในบัญชีแยกประเภทของผู้เข้าพักและกระตือรือร้นที่จะปฏิบัติตามขึ้นสำหรับการชำระเงินได้ทันทีโดยกรมสำนักงานด้านหน้า ที่โดดเด่นเหล่านี้บัญชีต้องรวมอยู่ในการประชุมเครดิตรายเดือน. 5 เครดิตปึกสมดุลจะต้องโอนในชีวิตประจำวันเข้า R / บัญชีแยกประเภทเมือง เช่นนี้ผู้จัดการฝ่ายสินเชื่อจะสร้างในแต่ละคำขอ R / บัญชีภายใต้หมวดหมู่หลักค่าจ้างบุคคลทั่วไป เงินจำนวนนี้จะต้องถูกตรวจสอบและคืนเงินให้กับลูกค้าหากเหมาะสมโดยฝ่ายการคลัง. 6 พิมพ์รายวันออกจากรายละเอียด R / บัญชีการโอนเงินจากระบบ PMS ควรกระทำโดย A / R และควบคุมโดยผู้จัดการเครดิตเพื่อให้แน่ใจว่าจำนวนเงินที่ถูกโอนไปยังสำนักงานกลับไม่ได้จัดขึ้นระหว่างสำนักงานด้านหน้าและสำนักงานกลับมามาก กว่า 2 วัน. 7 ผู้เข้าพักและบัญชีแยกประเภทเมืองที่จะต้องกระทบกับบัญชีแยกประเภททั่วไปในชีวิตประจำวันและความแตกต่างทั้งหมดการอธิบายและการแก้ไข

Results (Thai) 3:

หน้า 34

วัตถุประสงค์ : เพื่อให้โอนที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสมของยอดคงเหลือทั้งหมดจากเช็คเอาท์แขกเข้าไปใน A / R เมืองแยกประเภทตามนโยบายของโรงแรมนโยบาย :

1ค่าใช้จ่ายที่เป็นหนี้กับโรงแรม โดยลูกค้าที่มีตั้งแต่ออกจากโรงแรม ควรย้ายจากหน้าสำนักงานบัญชีสำนักงานกลับไปเมืองแขก แยกประเภทต่อไปนี้วันและโพสต์โดยลูกหนี้ในแต่ละบัญชีแยกประเภทบัญชีย่อยที่เกี่ยวข้อง .
2ความถูกต้องของยอดเงินของลูกค้าและความครบถ้วนของเอกสารทั้งหมดยกแขกที่ต้องตรวจสอบ โดยลูกหนี้ก่อนการโอนเกิดขึ้น .
3 บัญชีใด ๆ ใช้เป็นบัญชีชั่วคราวหรือใจจดใจจ่อ ( รอบัญชี ) ต้องล้างทุกวัน ด้วยยอดที่โดดเด่นใด ๆ มากกว่า วันนึงที่ต้องรายงานต่อผู้จัดการฝ่ายสินเชื่อ .
4สำเนาของใบแจ้งหนี้ที่ลูกหนี้จะต้องเก็บไว้โดย AR และยื่นด้วยเอกสารสนับสนุน

ขั้นตอน :
1 ที่ด่วน , แผนกต้อนรับต้องตรวจสอบบริษัทและเรียกเก็บและโอนยกเข้าไปใน A / R โอนบัญชี folios ถาวร ( บัญชี PM ) เก็บรักษาไว้ในบัญชีผู้เข้าพักต้องควบคุมอย่างเข้มงวดและจำกัด :
- บัญชีผู้เช่า :ถ่ายโอนไปยัง / R สำหรับการเรียกเก็บเงินในภายหลัง ควรทำเดือนละครั้งหรือตามสัญญา
- บ้านที่ใช้บัญชี โปรโมชั่นส่วนลดรับ , มินิบาร์ , ปฏิเสธ , แยกแพคเกจอาหารเช้า อาหารเช้าเสียค่าใช้จ่ายค่าใช้จ่ายสายอินเตอร์เฟซ ฯลฯ
ที่ค้างอยู่ทั้งหมดยอดในพิธีการ folios ต้องล้างภายใน 24 ชั่วโมงหลังจากตรวจสอบ
2 .ลูกหนี้จะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุก folios โอนวันก่อนหน้าจะสมบูรณ์และถูกต้องก่อนโอนไปบัญชีแยกประเภท บัญชีแต่ละเมือง , I :
- A / R และบัญชี เลือกบัญชีที่ควรจะถูกเรียกเก็บเงินเป็นเหมือนกัน ;
- ราคาที่ถูกต้อง
- โอน folios ได้รับการสนับสนุนอย่างเต็มที่โดยเอกสารเช่น : บัตร ลงทะเบียนแขกบัตรตัวแทนท่องเที่ยว และ / หรือหนังสือค้ำประกัน .
3 ในกรณีของการขาดเอกสารหรือไม่ถูกต้องจัดสรรจากแผนกต้อนรับ , ลูกหนี้ทันทีต้องแจ้งให้ผู้จัดการฝ่ายสินเชื่อที่จะติดต่อประสานงานกับผู้จัดการสำนักงานการจัดเก็บเอกสารที่ขาดหายไปและให้แน่ใจว่า ขั้นตอนการวางในสถานที่เพื่อให้สถานการณ์ไม่ reoccur .
3
หน้า 4