PERSONAL ASSISTANTJob DescriptionA

PERSONAL ASSISTANT

Job Description

A personal assistant (PA), works closely with COO to provide administrative support, usually on a one-to-one basis.

PA help COO to make the best use of their time by dealing with secretarial and administrative tasks.

PA need extensive knowledge of the organization in which they work. They need to know who key personnel are (both external and internal) and understand the organization’s aims and objectives.

COO’ s often rely heavily on their PA, trusting that work will be handled efficiently in their absence.

Discretion and confidentiality are therefore essential attributes for a successful PA.

SCOPE:

Provide full secretarial and administration to the COO

RESPONSIBILITIES:

Maintain the strictness confidentiality on all matters relating to Rocabella Hotels, including all other internal matters directed to the COO’s Office and the Hotels.
Provide full PA and secretarial assistance to the COO, including preparation of correspondence, screening telephone calls and organizing appointments.
Liaise with Regional Team and General Managers in relation to necessary follow-up on queries, deadlines, requests and special functions instigated by the COO.
Liaise with the Regional Team members to ensure reporting deadlines to Division and Owners Representatives are met.
Coordinate SLT Monthly Report to ensure Divisional deadlines are met.
Coordinate power points presentation for monthly Regional Meeting and others.
Attend and transcribe minutes of monthly Regional Meeting for distribution to Regional Team.
Coordinate travel arrangement for the Regional VP, Regional Director of S&M and Regional Director of Finance as requested.
To review and coordinate the incoming documents (annual leave, expense voucher, project release and etc.) for COO approval.
To handle and assist with room reservation come from owning company office.

Typical work activities

Personal assistant (PA) often act as the manager's first point of contact with people from both inside and outside the organization. Tasks are likely to include:

Devising and maintaining office systems, including data management and filing
Arranging travel, visas and accommodation and, occasionally, travelling with the manager to take notes or dictation at meetings or to provide general assistance during presentations
Screening phone calls, enquiries and requests, and handling them when appropriate
Meeting and greeting visitors at all levels of seniority
Organizing and maintaining diaries and making appointments
Dealing with incoming email, faxes and post, often corresponding on behalf of the manager
Carrying out background research and presenting findings
Producing documents, briefing papers, reports and presentations
Organizing and attending meetings and ensuring the manager is well prepared for meetings
Liaising with clients, suppliers and other staff.

In addition to supporting managers, their team and departments, PA also have their own personal workload and responsibilities. The scope of the PA role can be extensive and additional duties may include:

Carrying out specific projects and research;
Responsibility for accounts and budgets;
Taking on some of the manager's responsibilities and working more closely with management;
Deputizing for the manager, making decisions and delegating work to others in the manager's absence;
Being involved in decision-making processes.
Take responsibility for recruiting and training junior staff and delegate some of the less demanding and confidential work to them.

Qualifications and training required

A degree in English, business, IT, languages, information science, administration or management can be beneficial, particularly for the most prestigious positions. Previous clerical, secretarial or commercial work experience is essential (some employers may expect as much as two years).

A variety of secretarial courses, including the equivalent of LCCI Private/Executive Secretarial Diploma, are available at further education colleges. Relevant experience can be gained via temporary agency work, which may in turn lead to permanent work.

Key skills for PA

Flexibility
Adaptability
Good interpersonal skills
Ability to multitask
Organizational skills
Communication skills
IT skills
Secretarial skills
Elegant Appearance

Results (Greek) 1:

ΠΡΟΣΩΠΙΚΌΣ ΒΟΗΘΌΣΠεριγραφή εργασίαςΠροσωπικός βοηθός (PA), συνεργάζεται στενά με COO να παρέχει διοικητική υποστήριξη, συνήθως σε ένα προς ένα βάση.PA βοηθήσει COO για να κάνουν την καλύτερη χρήση του χρόνου τους με την αντιμετώπιση των γραμματέων και διοικητικών καθηκόντων.PA χρειάζεται βαθιά γνώση της οργάνωσης στην οποία εργάζονται. Πρέπει να ξέρω ποιος βασικό προσωπικό είναι (εσωτερικά και εξωτερικά) και να κατανοήσουν την οργάνωση σκοπούς και στόχους.ΕΡΩΤΟΛΟΓΏ» s συχνά εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό τους PA, πιστεύοντας ότι έργο θα αντιμετωπιστούν αποτελεσματικά σε περίπτωση απουσίας τους.Διακριτικότητα και εχεμύθεια, επομένως, είναι απαραίτητα χαρακτηριστικά για μια επιτυχημένη PA.ΠΕΔΊΟ ΕΦΑΡΜΟΓΉΣ:Παρέχουν πλήρη γραμματειακή και διοίκησης στις COOΑΡΜΟΔΙΌΤΗΤΕΣ: Την προστασία της εμπιστευτικότητας αυστηρότητα επί όλων των θεμάτων που αφορούν το Rocabella ξενοδοχεία, συμπεριλαμβανομένων όλων των άλλων εσωτερικά θέματα που απευθύνονται στο γραφείο του COO και τα ξενοδοχεία. Παρέχει πλήρη PA και γραμματειακής υποστήριξης στις COO, συμπεριλαμβανομένης της προετοιμασίας της αλληλογραφίας, την προβολή τηλεφωνικές κλήσεις και την οργάνωση ραντεβού. Έρχεται σε επαφή με την περιφερειακή ομάδα και γενικών διευθυντών σε σχέση με την απαραίτητη συνέχεια ερωτήματα, προθεσμίες, αιτήσεις και οι ειδικές λειτουργίες που υποκινήθηκε από την COO. Έρχεται σε επαφή με τα μέλη της ομάδας περιφερειακό να εξασφαλίσει αναφοράς να διαίρεση και εκπρόσωποι των ιδιοκτητών των προθεσμιών. Συντονίζουν SLT μηνιαία έκθεση ασκήθηκαν τμηματικές προθεσμίες. Συντονίζουν σημεία εξουσία παρουσίαση για τη μηνιαία συνάντηση περιφερειακών και άλλοι. Παραστεί και να μεταγράψει λεπτά μηνιαία περιφερειακής συνεδρίασης για διανομή σε περιφερειακή ομάδα. Συντονίζουν ταξίδια ρύθμιση για την περιφερειακή VP, περιφερειακό διευθυντή της S & M και περιφερειακό διευθυντή οικονομικών, όπως ζητήθηκε. Να επανεξετάσει και να συντονίσουν τα εισερχόμενα έγγραφα (ετήσια άδεια, δαπάνη κουπόνι, απελευθέρωση του έργου και κ.λπ.) για έγκριση COO. Να χειριστεί και να βοηθήσει με χώρο κράτησης προέρχονται από ιδιοκτησία γραφείο επιχείρησης.Τυπικές εργασιακές αρμοδιότητεςΠροσωπικός βοηθός (PA) συχνά ενεργεί ως το πρώτο σημείο επαφής του διευθυντή με τους ανθρώπους, από τόσο εντός όσο και εκτός του οργανισμού. Εργασίες είναι πιθανό να περιλαμβάνουν: Επινόηση και συντήρηση γραφείου συστημάτων, περιλαμβανομένης και της διαχείρισης δεδομένων και κατάθεση Τακτοποίηση ταξιδίου, τις θεωρήσεις και διαμονής και, περιστασιακά, να ταξιδεύουν με το διευθυντή να λάβουν σημειώσεις ή υπαγόρευσης σε συναντήσεις ή για την παροχή γενικής βοήθειας κατά τη διάρκεια παρουσιάσεων Προσυμπτωματικού ελέγχου τηλεφωνικές κλήσεις, έρευνες και να κάνουν αίτηση, και το χειρισμό τους κατά περίπτωση Συνάντηση και χαιρετισμό επισκέπτες σε όλα τα επίπεδα της αρχαιότητας Οργάνωση και διατήρηση ημερολόγια και κάνει ραντεβού Ασχολούνται με εισερχόμενα e-mail, Φαξ και θέση, που αντιστοιχεί συχνά εκ μέρους του διευθυντή Διεξαγωγή έρευνας φόντο και παρουσιάζοντας τα πορίσματα Παραγωγή εγγράφων, ενημερωτικά έγγραφα, εκθέσεις και παρουσιάσεις Οργάνωση και να συμμετέχουν σε συνεδριάσεις και να εξασφαλίζει ο διαχειριστής είναι καλά προετοιμασμένη για συνεδριάσεις Επαφή με πελάτες, προμηθευτές και λοιπού προσωπικού.Εκτός από την υποστήριξη, διαχειριστές, τους ομάδα και τμήματα, PA επίσης έχουν τη δική τους προσωπική φόρτο εργασίας και ευθύνες. Το πεδίο εφαρμογής του ρόλου PA μπορεί να είναι εκτεταμένη και πρόσθετων δασμών μπορεί να περιλαμβάνουν: Διεξαγωγή συγκεκριμένων έργων και την έρευνα· Ευθύνη για λογαριασμούς και προϋπολογισμούς· Λαμβάνοντας σχετικά με ορισμένες από τις αρμοδιότητες του διευθυντή και να συνεργασθούμε στενότερα με τη διαχείριση· Εδώ ως αντικαταστάτης κάποιας ο διαχειριστής, λήψη αποφάσεων και την ανάθεση εργασίας σε άλλους σε απουσία του διευθυντή? Να συμμετέχουν στις διαδικασίες λήψης αποφάσεων. Αναλάβει την ευθύνη για την πρόσληψη και την εκπαίδευση κατώτερους αξιωματικούς και να μεταβιβάσει ορισμένες από τις λιγότερο απαιτητικό και εμπιστευτικές εργασίες τους.Προσόντα και την εκπαίδευση που απαιτείταιΠτυχίο Αγγλικά, επιχειρήσεων, γλώσσες, Πληροφορική, διοίκηση ή διαχείριση μπορεί να είναι επωφελής, ιδιαίτερα για τις πιο εκλεκτές θέσεις. Προηγούμενη εκ παραδρομής, γραμματειακή ή εμπορική εργασιακή εμπειρία είναι απαραίτητη (Ορισμένοι εργοδότες να περιμένουμε όσο και δύο χρόνια).Μια ποικιλία της Γραμματείας μαθήματα, συμπεριλαμβανομένων των ισοδύναμων της LCCI ιδιωτικού/εκτελεστική Γραμματείας δίπλωμα, είναι διαθέσιμα στο μετεκπαίδευσης. Σχετική πείρα μπορεί να αποκτηθεί μέσω εταιρειών προσωρινής εργασίας, η οποία με τη σειρά του μπορεί να οδηγήσει σε μόνιμη εργασία.Βασικές δεξιότητες για PA Ευελιξία Προσαρμοστικότητα Καλές διαπροσωπικές δεξιότητες Ικανότητα να multitask Οργανωτικές δεξιότητες Επικοινωνιακές δεξιότητες Δεξιότητες ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΉΣ Γραμματειακή δεξιότητες Κομψή εμφάνιση

Results (Greek) 2:

Προσωπικός βοηθός Περιγραφή Εργασίας Μια προσωπική βοηθός (PA), συνεργάζεται στενά με COO για την παροχή διοικητικής υποστήριξης, συνήθως σε μια βάση ένα προς ένα. ΡΑ βοηθήσει COO για να κάνουν την καλύτερη δυνατή χρήση του χρόνου τους που ασχολούνται με γραμματειακές και διοικητικές εργασίες. PA χρειάζεται εκτεταμένη γνώση της οργάνωσης στην οποία εργάζονται. Θα πρέπει να γνωρίζετε ποιος βασικό προσωπικό (εξωτερικές και εσωτερικές) και να κατανοήσουν τους σκοπούς και τους στόχους του οργανισμού. COO 's συχνά βασίζονται σε μεγάλο βαθμό στην ΠΑ τους, πιστεύοντας ότι το έργο θα αντιμετωπιστεί αποτελεσματικά σε περίπτωση απουσίας. Τους εχεμύθειας και εμπιστευτικότητας ως εκ τούτου τα βασικά χαρακτηριστικά για μια επιτυχημένη PA. ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ: παρέχει πλήρη γραμματειακή και τη διοίκηση των COO ΕΥΘΥΝΕΣ: Διατηρήστε την αυστηρότητα του απορρήτου για όλα τα θέματα που αφορούν την Rocabella ξενοδοχείων, συμπεριλαμβανομένων όλων των άλλων εσωτερικών θεμάτων που κατευθύνονται προς το Γραφείο του COO και των ξενοδοχείων. Παρέχει πλήρη ΡΑ και γραμματειακή υποστήριξη ο διευθυντής, συμπεριλαμβανομένης της προετοιμασίας της αλληλογραφίας, διαλογής τηλεφωνικές κλήσεις και την οργάνωση των ραντεβού. Διατηρούν επαφές με την περιφερειακή ομάδα και Γενικοί Διευθυντές σε σχέση με την αναγκαία συνέχεια στις ερωτήσεις, τις προθεσμίες, τα αιτήματα και τις ειδικές λειτουργίες που υποκινήθηκε από τον COO. συνεργάζονται με το Περιφερειακό Τα μέλη της ομάδας να εξασφαλιστεί προθεσμιών υποβολής εκθέσεων για Division και ιδιοκτήτες Αντιπροσώπων πληρούνται. συντεταγμένων SLT Μηνιαία Έκθεση για τη διασφάλιση Διευθύνσεις προθεσμίες τηρούνται. συντεταγμένων ισχύος σημεία παρουσίασης των μηνιαίων Περιφερειακής Συνέλευσης και άλλοι. παραστεί και να μεταγράψει πρακτικά των μηνιαίων Περιφερειακής Συνέλευσης για διανομή στους Περιφερειακής ομάδας. συντεταγμένων οργάνωση ταξιδίων για την Περιφερειακή VP, Περιφερειακός Διευθυντής της S & M και Περιφερειακός Διευθυντής Οικονομικών όπως ζητήθηκε. Για να δείτε και να συντονίσει τα εισερχόμενα έγγραφα (ετήσια άδεια, κουπόνι δαπάνη, η απελευθέρωση του έργου κλπ) για την έγκριση COO. Για να χειριστεί και να βοηθήσει με την κράτηση του δωματίου προέρχονται από κατέχουν γραφεία της εταιρείας. Τυπικές εργασιακές δραστηριότητες Προσωπική βοηθός (PA), λειτουργούν συχνά ως πρώτο σημείο του διαχειριστή του επαφή με τους ανθρώπους, τόσο εντός όσο και εκτός του οργανισμού. Καθήκοντα είναι πιθανό να περιλαμβάνουν: Ο σχεδιασμός και η συντήρηση των συστημάτων γραφείου, συμπεριλαμβανομένης της διαχείρισης και καταχώρισης των δεδομένων Τακτοποίηση ταξίδια, τις θεωρήσεις και τη διαμονή και, περιστασιακά, ταξιδεύοντας με το διαχειριστή για να κρατάτε σημειώσεις ή υπαγόρευση σε συναντήσεις ή να παρέχει γενική βοήθεια κατά τη διάρκεια παρουσιάσεων τηλεφωνήματα Screening, έρευνες και τα αιτήματα, και το χειρισμό τους κατά περίπτωση Συνέλευση και χαιρετισμό επισκέπτες σε όλα τα επίπεδα της ιεραρχίας Οργάνωση και διατήρηση ημερολόγια και κλείνοντας ραντεβού ενασχόληση με τα εισερχόμενα e-mail, φαξ και μετά, συχνά αντιστοιχεί εξ ονόματος του διαχειριστή Διεξαγωγή έρευνας υπόβαθρο και να παρουσιάσει τα ευρήματα παραγωγή εγγράφων, ενημερωτικά έγγραφα, εκθέσεις και παρουσιάσεις Οργάνωση και συμμετοχή σε συνεδριάσεις και την εξασφάλιση του διαχειριστή είναι καλά προετοιμασμένη για τις συναντήσεις Επαφές με τους πελάτες, τους προμηθευτές και το λοιπό προσωπικό. Εκτός από την υποστήριξη των διαχειριστών, της ομάδας και των υπηρεσιών τους, ΡΑ έχουν επίσης το δικό τους προσωπικό φόρτο εργασίας και τις ευθύνες. Το πεδίο εφαρμογής του ρόλου ΡΑ μπορεί να είναι εκτεταμένη και των πρόσθετων δασμών μπορεί να περιλαμβάνουν: Διεξαγωγή ειδικών έργων και της έρευνας? Ευθύνη για τους λογαριασμούς και τους προϋπολογισμούς? Λαμβάνοντας σχετικά με ορισμένες από τις αρμοδιότητες του διευθυντή και τη στενότερη συνεργασία με τη διοίκηση? Αναπληρωτής του διευθυντή, τη λήψη αποφάσεων και ανάθεση εργασιών σε τρίτους σε περίπτωση απουσίας του διευθυντή?. Να συμμετέχουν στις διαδικασίες λήψης αποφάσεων. Πάρτε την ευθύνη για την πρόσληψη και την κατάρτιση κατώτερο προσωπικό και να μεταβιβάσει ορισμένες από τις λιγότερο απαιτητικές και εμπιστευτική εργασία τους προσόντα και την εκπαίδευση που απαιτείται πτυχίο στην Αγγλική, των επιχειρήσεων, της πληροφορικής , γλώσσες, πληροφορική, διοίκηση ή διαχείριση μπορεί να είναι ευεργετική, ιδιαίτερα για τις πιο εκλεκτές θέσεις. Προηγούμενο γραφείου, γραμματειακή ή εμπορική εργασιακή εμπειρία είναι απαραίτητη (ορισμένοι εργοδότες μπορούν να περιμένουν μέχρι και δύο έτη). Μια ποικιλία από μαθήματα γραμματείας, συμπεριλαμβανομένου του ισοδύναμου του LCCI Ιδιωτικό / Executive Diploma γραμματείας, είναι διαθέσιμα σε κολέγια ανώτερης εκπαίδευσης. Σχετική εμπειρία μπορεί να αποκτηθεί μέσω της προσωρινής εργασίας, η οποία μπορεί με τη σειρά του να οδηγήσει σε μόνιμη εργασία. Βασικές δεξιότητες για PA Ευελιξία Προσαρμοστικότητα καλές διαπροσωπικές δεξιότητες Ικανότητα για πολλαπλές Οργανωτικές ικανότητες Επικοινωνιακές δεξιότητες πληροφορικής δεξιότητες γραμματειακή δεξιότητες κομψή εμφάνιση

Results (Greek) 3:

Η προσωπική Βοηθός



προσωπικό βοηθό (περιγραφή της δουλειάς του κου pa), σε στενή συνεργασία με την παροχή διοικητικής υποστήριξης, συνήθως για μια βάση του κου.

Pa βοήθεια για να κάνω την καλύτερη χρήση του χρόνου του γενικού και διοικητικές εργασίες επεξεργασίας.

ο μπαμπάς χρειάζεται εκτεταμένες γνώσεις για την οργάνωση, τη δουλειά τους.Πρέπει να ξέρουν ότι το βασικό προσωπικό (εσωτερική και εξωτερική) και την κατανόηση της οργάνωσης σκοπούς και στόχους. "
κου εξαρτάται συχνά από τον εαυτό μου, Μπαμπά, πιστεύω ότι αυτό το έργο θα κατά την απουσία τους αποτελεσματικά."
σύνεση και μυστικότητα είναι αναγκαία χαρακτηριστικά για μια επιτυχή μπαμπά

πεδίο εφαρμογής:

παρείχε γραµµατειακή και διοικητική δουλειά ο διευθύνων σύμβουλος